Zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů
V souladu s čl. 13 nařízení 2016/679 (GDPR)
Obsah
Jméno a kontaktní údaje správce
Osobní údaje
Zpracování osobních údajů v případě poptávky po službách
Zpracování osobních údajů při poskytování právních služeb a výkonu mediace
Zpracování osobních údajů v akademii, při marketingu
- Uživatelský účet
- Foto a video dokumentace
- Recenze
- Newslettery
Jak zpracováváme Vaše osobní údaje?
Komu mohou být Vaše osobní údaje předány?
Práva subjektu údajů
Vzory podání pro uplatnění práva subjektem údajů
Jméno a kontaktní údaje správce
Preegal advokátní kancelář s.r.o., IČ: 218 73 160, sídlo: Bohunická 133/50, Horní Heršpice, 619 00 Brno, zapsaná v OR pod sp. zn. C 140535 vedenou u Krajského soudu v Brně, email: info@preegal.cz, tel: +420 732 464 814.
Správce nejmenoval pověřence. V případě jakýchkoliv dotazů nebo žádostí týkajících se osobních údajů, obraťte se na nás na výše uvedených kontaktech.
Osobní údaje
Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Touto fyzickou osobou může být zejména zákazník, poptávající osoba, dodavatel, subdodavatel nebo jejich zástupce (subjekty osobních údajů).
V tomto dokumentu popisujeme, jakým způsobem nakládáme s Vašimi osobními údaji dle jednotlivých situací, zejména v souvislosti s výkonem advokacie, při používání našich stránek www.preegal.cz (dále jen „stránka“), při poptávce kontaktním formulářem, v souvislosti s prodejem digitálního produktu, nebo při organizování akcí.
Zpracování osobních údajů v případě poptávky po službách
|
Osobní údaje |
Osobní údaje, které jste uvedli ve Vaší poptávce nebo v kontaktním formuláři.
Mezi tyto údaje patří:
|
|
Subjekty údajů |
Budoucí zákazníci, poptávající osoby. |
|
Účel zpracování |
Vyřízení dotazů, poptávek. |
|
Právní důvod zpracování |
Opatření přijatá před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b/ GDPR). |
|
Doba zpracování |
Tyto údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou, abychom mohli Vaší poptávce vyhovět nebo ji jinak odbavit. Nevyplývá-li z Vaší poptávky jinak, v případě neuzavření smlouvy tyto údaje zpracováváme nejdéle po dobu 6 měsíců od poslední komunikace. |
Zpracování osobních údajů při poskytování právních služeb a výkonu mediace
Osobní údaje klientů a dalších osob zpracováváme v rámci výkonu advokacie, zejména při poskytování právních služeb, odborného poradenství a mediace. Tyto údaje tvoří součást advokátního spisu.
|
Osobní údaje |
Fakturační údaje:
Další identifikační a kontaktní údaje:
Bankovní informace:
Informace o poskytované právní službě:
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby.
|
|
Subjekty údajů |
Klienti, jejich obchodní partneři nebo jimi pověřené osoby, třetí strany (protistrana). |
|
Účel zpracování |
Poskytování právních služeb, souvisejícího poradenství a výkon činnosti mediátora, vyřízení dotazů nebo reklamačního řízení. |
|
Právní důvod zpracování |
Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b/ GDPR (smlouvy o poskytování právních služeb, služeb mediátora) Plnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c/ GDPR (povinností vyplývajících ze zákona o advokacii a stavovských předpisů, tj. zejména vedení advokátního spisu nebo identifikace podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, povinností vyplývajících z účetních či daňových právních předpisů, tj. zejména řádné vedení účetnictví a daňové evidence) Ochrana oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. h/ GDPR (zpracování osobních údajů po ukončení spolupráce po dobu trvání tohoto zájmu) Ochrana oprávněného zájmu třetích osob (zejména klientů) v souladu s pravidly upravujícími výkon advokacie dle čl. 6 odst. 1 písm. h/ GDPR
|
|
Doba zpracování |
Po dobu plnění smlouvy a následně po dobu stanovené archivační lhůty pro advokátní spisy (zásadně 5 let, v některých případech po dobu 10 let od ukončení poskytování služby), případně do okamžiku uzavření uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (oprávněný zájem). Fakturační údaje – dle příslušných ustanovení účetních a daňových předpisů (v současnosti 10 let). |
Zpracování osobních údajů v akademii, při marketingu
Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje získané prostřednictvím přihlašovacího formuláře na pořádané akce (např. vzdělávací akce pro veřejnost, kurzy pro firmy). Akce jsou zásadně k zakoupení přes sekci Akademie.
|
Osobní údaje |
Osobní údaje, které jste nám poskytl/a, nebo osobní údaje, které jsme získali na základě probíhající spolupráce.
Přihlašovací údaje:
U placené akce také fakturační údaje:
Další identifikační a kontaktní údaje:
Bankovní informace:
Informace o poskytované službě
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby.
|
|
Subjekty údajů |
Klienti, jejich zaměstnanci nebo jimi pověřené osoby, účastníci akce. |
|
Účel zpracování |
Organizace přípravy (přihlášení) a průběhu vzdělávací akce. Poskytování zakoupeného digitálního produktu nebo služby. |
|
Právní důvod zpracování |
Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b/ GDPR (smlouvy o zakoupení digitálních produktů, smlouvy o realizaci školení) Plnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c/ GDPR (povinností vyplývajících z účetních či daňových právních předpisů, tj. zejména řádné vedení účetnictví a daňové evidence) Ochrana oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. h/ GDPR (zpracování osobních údajů po ukončení spolupráce po dobu trvání tohoto zájmu)
|
|
Doba zpracování |
Po dobu plnění smlouvy, následně po dobu trvání oprávněného zájmu, nejdéle však 10 let, případně do okamžiku uzavření uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (oprávněný zájem) Fakturační údaje – dle příslušných ustanovení účetních a daňových předpisů (v současnosti 10 let). |
Uživatelský účet
Při zakoupení některých digitálních produktů a služeb v sekci Akademie je vyžadováno zřízení uživatelského účtu pro účely zpřístupnění digitálního produktu. Uživatel si může účet zřídit také dobrovolně.
|
Osobní údaje |
Jméno, příjmení, společnost, e-mail. |
|
Subjekty údajů |
Zákazníci a jejich zaměstnanci / spolupracující osoby |
|
Účel zpracování |
Zpřístupnění digitálních produktů, přístup k fakturám. |
|
Právní důvod zpracování |
Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b/ GDPR), poté oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. h/ GDPR). |
|
Doba zpracování |
Po dobu trvání smlouvy, nejpozději po dobu 2 let od posledního přihlášení. |
Foto a video dokumentace
Dovolujeme si Vás upozornit, že na našich akcích pořizujeme fotografie nebo videozáznamy. Při vstupu na akci budete upozorněni o probíhající foto a video dokumentaci, abyste mohli svobodně vyjádřit svůj konkludentní souhlas nebo vyjádřit vůči organizátorovi akce svůj nesouhlas se zachycením podobizny či jiného projevu osobní povahy. Pokud si tedy nepřejete být na fotografiích nebo videu zachyceni, kontaktujte správce nebo na místě akce organizátora / fotografa / video tvůrce a v případě online akce prosím následujte pokyny, jak docílit anonymizace svých údajů a vypnutí kamery.
|
Osobní údaje |
Podobizna a projev osobní povahy - Fotografie a videozáznamy jsou zveřejňovány pouze takovým způsobem, aby nedocházelo k nepřiměřenému zásahu do soukromí vyobrazených osob. |
|
Subjekty údajů |
Účastníci akce. |
|
Účel zpracování |
Informování veřejnosti o aktuálním dění. Propagace na webových stránkách a sociálních sítích (Facebook, IG, LinkedIn, Youtube). |
|
Právní důvod zpracování |
Oprávněný zájem správce (6 odst. 1 písm. f/ GDPR), který vyplývá z Vámi uděleného souhlasu se zveřejněním podobizny a projevu osobní povahy. |
|
Doba zpracování |
Po dobu trvání souhlasu vyjádřeného podle § 85 občanského zákoníku, tedy po dobu trvání oprávněného zájmu dle § 6 odst. 1 písm. f/ GDPR. |
Recenze
Pokud nám dáte svolení zveřejnit své zkušenosti s našimi službami, obsahující také Vaše osobní údaje a údaje chráněné advokátním tajemstvím, zveřejníme pouze ty osobní údaje a informace, které nám do recenze sami uvedete. Ke zveřejnění dojde v závislosti na šíři vašeho souhlasu na stránkách, sociálních sítích a případně o nich budeme informovat na akcích.
|
Osobní údaje |
Jméno, příjmení, pozice ve společnosti, případně podobizna na fotografiích nebo záznamu. |
|
Subjekty údajů |
Klienti a bývalí klienti. |
|
Účel zpracování |
Informování o klientské zkušenosti s našimi službami. |
|
Právní důvod zpracování |
Vámi udělený souhlas pro tento účel (6 odst. 1 písm. a/ GDPR). Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Zveřejněná podobizna – oprávněný zájem vyplývající z uděleného souhlasu podle § 85 občanského zákoníku (6 odst. 1 písm. h/ GDPR). |
|
Doba zpracování |
Po dobu trvání souhlasu. Dojde-li k odvolání souhlasu, osobní údaje vymažeme. |
Newslettery
Newsletter s novinkami, událostmi a informacemi o naší činnosti Vám můžeme zasílat na základě Vašeho souhlasu nebo v případě, že jste naším klientem. Souhlas či nesouhlas můžete kdykoliv vyjádřit – elektronicky, písemně nebo prostřednictvím odkazu pro odhlášení umístěného v každém newsletteru.
Newsletter zasíláme v přiměřených intervalech, obvykle jednou měsíčně.
|
Osobní údaje |
Jméno a příjmení E-mailová adresa |
|
Subjekty údajů |
Zájemci o novinky Klienti, kteří nevyjádřili svůj nesouhlas |
|
Účel zpracování |
Informování o novinkách, aktualitách v oblasti činnosti správce. |
|
Právní důvod zpracování |
V případě zápisu do newsletteru je zpracování na základě Vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a/ GDPR), pokud jste naším klientem, umožňuje nám to zákon. |
|
Doba zpracování |
Po dobu trvání Vámi uděleného souhlasu - svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Jste-li naším klientem, svůj nesouhlas můžete kdykoliv vyjádřit. |
Jak zpracováváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaně (v informačních systémech a softwarových aplikacích správce splňujících podmínky kybernetické bezpečnosti a GDPR compliance), nicméně při automatizovaném zpracování vašich údajů nepoužíváme automatizované rozhodování, které by mohlo mít dopad na Vaše práva.
Osobní údaje jsou získávány:
- Klienti: subjekty údajů, soudy, správní úřady
- Třetí osoby: klienti, subjekty údajů, soudy a soudní spisy, správní úřady, svědci, znalci, veřejné rejstříky, veřejně přístupné informace (např. internet).
V některých případech můžeme získané údaje kombinovat a ukládat je společně v našich záznamech (např. v CRM systému). Snažíme se vždy omezit množství informací, které shromažďujeme. Osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, a to podle účelu zpracování osobních údajů.
Osobní údaje jsou chráněny a zabezpečeny před únikem a zneužitím. Přijímáme technická a organizační opatření, abychom zajistili co nejvyšší úroveň ochrany osobních údajů. Tyto procesy také aktualizujeme. Dokumenty a vstupy vyžadující vyšší ochranu jsou chráněny šifrováním. Přístup ke stránce je zabezpečen šifrováním přes HTTPS. K osobním údajům mají přístup pouze pověřené osoby, které jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Komu mohou být Vaše osobní údaje předány?
Správce osobní údaje zpřístupňuje příslušným soudům nebo správním orgánům, a to v souvislosti s výkonem advokacie. V případech stanovených zvláštními právními předpisy je Správce oprávněn, resp. povinen některé zpracovávané osobní údaje předat orgánům činným v trestním řízení, či jiným státním orgánům.
K datům se mohou dostat zpracovatelé, s nimiž máme uzavřené písemné smlouvy. Osobní údaje získané při výkonu advokátní činnosti zůstávají na území Evropské unie. V oblasti marketingu však využíváme sociální sítě společností, sídlících ve třetích zemích. Bez Vašeho souhlasu nedojde k předání osobních údajů mimo území Evropské unie.
Konkrétně využíváme tyto zpracovatele:
- AVE Soft s.r.o., Technologická 378/9, Ostrava 708 00, IČ: 25378392 (poskytovatel služby advokátního spisu),
- Microsoft Corporation, 1 Microsoft Way, Redmond, WA 98052 (poskytovatel služby office),
- Ecomail.cz, s.r.o., Na Příkopě 388/1, 110 00 Praha 1, IČO: 02762943 (poskytovatel služby newsletter),
- PayU S.A., 60-166 Poznań, ul. Grunwaldzka 186 (poskytovatel platební brány),
- Taxpoint s.r.o., Chládkova 2, 616 00 Brno, IČ: 25545094 (poskytovatel účetních služeb),
- Legal Systems s.r.o., Hvězdova 1716/2b, Nusle, 140 00 Praha 4, IČ: 04471521 (AML proces online),
- MONETA Money Bank, a.s., Vyskočilova 1442/1B, Michle (Praha 4), 140 00 Praha, IČ: 25672720 (bankovní služby a účty úschov).
K datům se dále mohou dostat spolupracující advokáti a zaměstnanci, kteří jsou vázání mlčenlivostí.
Práva subjektu údajů
Subjekt údajů má v souvislosti se zpracováním osobních údajů následující práva:
Právo na přístup k osobním údajům: Subjekt údajů má právo získat od Správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat k těmto osobním údajům přístup.
Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz (tzv. právo být zapomenut): Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a Správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud (i) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, (iii) osobní údaje byly zpracovány protiprávně, nebo (iv) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo České republiky.
Právo na omezení zpracování osobních údajů: Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů.
Právo na přenositelnost údajů: Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci.
Právo vznést námitku: Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají. Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Subjekty údajů mohou svoje žádosti/stížnosti pro uplatnění práv popsaných v předcházejících odstavcích uplatnit u Advokátky, zejména zasláním prostřednictvím emailové adresy info@preegal.cz či písemně na sídlo advokátní kanceláře.
Dozorovým orgánem na úseku ochrany soukromí a osobních údajů, kde je možné podat stížnost, je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).
Vzory podání pro uplatnění práva subjektem údajů
Identifikace Subjektu údajů
Jméno a příjmení: _________________________
Datum narození: _________________________
Adresa: _________________________
Další identifikace (e-mail, telefonní číslo,…): _________________________
Předmět žádosti – Jaké právo chci využít:
Právo na přístup
Stačí mi znát typy osobních údajů, které o mě zpracováváte (např. údaje nutné k plnění smlouvy nebo smluv, které jsme společně uzavřeli, nebo monitorování toho, jak využívám zakoupené služby atd.); nebo
Chci znát podrobně všechny osobní údaje, které se mě týkají, a které zpracováváte, ale nepotřebuji obdržet kopie těchto osobních údajů; nebo
Chci znát podrobně všechny osobní údaje, které se mě týkají, a které zpracováváte, a dále žádám o zaslání kopie těchto osobních údajů, a to tímto způsobem:
na následující emailovou adresu: _________________________; nebo
na následující adresu: _________________________.
Právo na opravu
Přeji si opravit/doplnit následující osobní údaje: _________________________
Aktuální hodnota osobních údajů je: _________________________
Právo na výmaz
Přeji si, abyste o mně dále nezpracovávali následující osobní údaje _________________________ a vymazali je z vašich systémů.
Právo na omezení zpracování
(popište, jaké zpracování si přejete omezit, případně uveďte, kterých osobních údajů se má omezení týkat)
Přeji si, abyste omezili následující zpracování _________________________ (popis zpracování, které si přejete omezit) mých osobních údajů _________________________ (kterých osobních údajů se má omezení týkat).
Právo na přenositelnost
Žádám o přenos těchto/všech osobních údajů, které o mě zpracováváte, _________________________, v následujícím formátu _________________________.
Osobní údaje přeneste mně na následující emailovou adresu: _________________________
NEBO
Přeneste osobní údaje přímo následujícímu novému správci:
Jméno správce: _________________________
Adresa správce: _________________________
Email správce: _________________________
Telefon správce: _________________________
Právo vznést námitku proti zpracování
Vznáším námitku proti následujícímu zpracování mých osobních údajů: _________________________
Pokud žádáte o výmaz/omezení zpracování a uznáme oprávněnost Vaší žádosti, budeme o výmazu/změně/omezení zpracování osobních údajů informovat všechny příjemce, kterým byly Vaše osobní údaje zpřístupněny, s výjimkou případů, kdy by to bylo nemožné nebo by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí. Máte zájem o informaci o takových příjemcích osobních údajů? (ANO/NE)
Důvod žádosti
Pokud žádáte o výkon práva na výmaz, práva na omezení zpracování nebo práva vznést námitku, uveďte, prosím, zdůvodnění Vaší žádosti. Pokud tak neučiníte, nemůže být žádosti vyhověno.